สแกนเอกสารลงคอม ง่ายนิดเดียว

สแกนเอกสารลงคอม ง่ายนิดเดียว


ในแต่ละวัน ภาคธุรกิจและหน่วยงานต่างๆ ได้สร้างเอกสารใหม่ขึ้นมาอย่างมากมาย ซึ่งมีแนวโน้มว่ายังคงจะมีมากขึ้นๆ และต้องการพื้นที่เพื่อการจัดเก็บเอกสารเหล่านี้ โชคดีที่ เครื่องสแกนแบบพกพา (PORTABLE SCANNER) ในปัจจุบันสามารถแก้ปัญหานี้ได้สามารถสแกนเอกสารลงคอม เลือกสแกนได้ทั้งเอกสารและรูปภาพสีหรือขาวดำ บันทึกไฟล์เป็น jpg และ pdf มาพร้อมกับแผ่น CD ซอฟแวร์ OCR ที่ช่วยให้คุณสามารถแปลงรูปภาพหรือเอกสารที่มีตัวอักษรอยู่ สามารถนำไปแปะลงบนโปรแกรม Microsoft Word และสามารถแก้ไขตัวอักษรได้เองอย่างสะดวก ใช้งานได้อย่างง่ายดาย


สแกนเนอร์ & ไฟล์รูปภาพ
มันแน่นอนว่า คุณสามารถสแกนเอกสารลงคอมของคุณได้ แต่สแกนเนอร์ทำได้เพียงผลิตไฟล์รูปภาพ (image) ซึ่งเป็นเพียงวิธีการจับข้อมูลอักขระที่ถูกพิมพ์ไว้บนเอกสารกระดาษ ที่ซึ่งไม่สามารถทำการแก้ไขข้อความ โดยใช้โปรแกรมแก้ไขข้อความทั่วๆไป เช่น Notepad เป็นต้นได้ แต่เจ้าตัวซอฟแวร์ OCR คือเครื่องมือที่จำเป็นต้องใช้เพื่อแยกข้อมูลจำพวกอักษร/อักขระออกมาจากฟอร์มเอกสารที่เป็นรูปภาพ และจากนั้นก็นำมาสร้างเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ชิ้นใหม่ที่เสมือนถูกทำซ้ำมาจากเอกสารต้นฉบับดังกล่าว


โปรแกรมแปลงไฟล์ OCR
ซอฟต์แวร์ OCR นี้ อนุญาตให้คอมพิวเตอร์สามารถอ่านข้อมูลตัวอักษรที่ผ่านการสแกนเอกสารลงคอมด้วย เครื่องสแกนแบบพกพา (PORTABLE SCANNER) โดยสามารถแยกข้อมูลชนิดข้อความออกจากข้อมูลชนิดรูปภาพ และองค์ประกอบรูปแบบประเภทอื่นๆได้ สามารถเรียนรู้ และวิเคราะห์ข้อมูลชนิดตารางได้ และอื่นๆ หลังจากกระบวนการการรู้จำข้อมูลเสร็จสมบูรณ์ คอมพิวเตอร์จะประกอบข้อมูลใหม่ทั้งเอกสาร ที่มีรูปร่างหน้าตาของโครงสร้างเอกสารจะคล้ายกับเอกสารต้นฉบับเลยทีเดียว! แถมยังเอื้อให้สามารถเกิดการแก้ไขรูปแบบ ตัวอักษร ขนาดของข้อมูลภายในเอกสารที่ถูกสร้างใหม่นี้ได้ด้วย ซึ่งวิธีการนี้ส่งผลให้เกิดความสะดวกมากกว่าวิธีการดั่งเดิมที่ต้องพิมพ์ข้อมูลลงไปในเอกสารใหม่ ด้วยมือ


สแกนเอกสาร PDF & JPG
เพื่อให้เห็นภาพของ พลังความสามารถของเจ้าซอฟแวร์ OCR นี้ ให้เราดูที่ตัวอย่างจริง โดยจินตนาการถึง สถานีตำรวจที่มีบันทึกข้อมูลทางอาญาทั้งหมดเก็บไว้ในตู้เอกสารขนาดใหญ่มาก ถึงแม้ว่าการสแกนเอกสารลงคอมจากเอกสารนับล้านแผ่น จะมีต้นทุนราคาที่ค่อนข้างแพง และใช้เวลาเป็นอย่างมาก แต่ประโยชน์ที่ได้จากการใช้ เครื่องสแกนแบบพกพา (PORTABLE SCANNER) สแกนเอกสารเหล่านี้กลับมีค่าอย่างมหาศาล เมื่อได้เจ้าซอฟแวร์ OCR นี้มาช่วยงาน มาทำการแปลงไฟล์ pdf และ jpg ที่ได้จากสแกนเนอร์แล้วสามารถแปลงรูปภาพหรือเอกสารที่มีตัวอักษรอยู่ ให้กลายเป็นข้อความซึ่งคอมพิวเตอร์สามารถอ่าน และเข้าใจได้


ประหยัดเวลา ค้นหาไฟล์เอกสาร
ยกตัวอย่างเช่น พนักงานสืบสวน สามารถค้นหาข้อมูลประวัติอาญากรรมทั้งหมดได้ภายในไม่กี่วินาที ซึ่งในทางกลับกัน หากต้องค้นหาระเบียนข้อมูลข้างต้นด้วยตนเอง ด้วยวิธีดั่งเดิม คือค้นหาตามแฟ้มเอกสาร อาจจะไม่ยากเกินไปนัก แต่ละนึกดูว่า หากพนักงานสืบสวนต้องค้นหาทุกระเบียนอาญากรรมที่เกิดขึ้นในระยะเวลา 8.00 ถึง 8.30 เข้าจะทำอย่างไร และนี่ก็เหตุผลเดียวที่หลาย ๆ หน่วยงานภาครัฐและเอกชน ได้มีสแกนเอกสารลงคอมเพื่อการจัดเก็บเอกสารขึ้นบนคอมพิวเตอร์ที่สามารถแก้ไขเอกสารที่ได้จากสแกนเนอร์โดยผ่านเจ้าตัวผู้ช่วยอย่าง เจ้าซอฟแวร์ OCR นี้ ประหยัดทั้งเวลาและทรัพยากรบุคคลได้เป็นอย่างมาก


Cr.เอ็นทูเอ็น โซลูชั่น