แนะนำ วิธีเลือกซื้อสแกนเนอร์
สแกนเนอร์ (Document Scanner) มีให้เลือกหลายแบบและมีราคาที่แตกต่างกันไป ควรกำหนดงบประมาณที่สอดคล้องกับความต้องการใช้งาน ใช้สแกนเอกสารเพียงครั้งคราว เน้นการทำงานที่รวดเร็ว หรือ สามารถสแกนเอกสาร ทั้งด้านหน้าและด้านหลังในเวลาเดียวกัน ควรเลือกซื้อ.....
การทำงานในยุคดิจิทัล มักเน้นความสะดวกรวดเร็วในการรับ ส่ง เอกสารต่าง ๆ ซึ่งอุปกรณ์ที่ถือว่าขาดไม่ได้ ช่วยอำนวยความสะดวกในการจัดการเอกสารจำนวนมากก็คือ สแกนเนอร์ เครื่องสแกนเอกสาร ตัวช่วยแปลงเอกสารที่เป็นกระดาษให้เป็นไฟล์แบบดิจิทัล เพื่อความสะดวกในการจัดเก็บ ค้นหา ป้องกันความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นกับ การเก็บรักษาเอกสารที่เป็นกระดาษ การแปลงเป็นเอกสารดิจิทัล นอกจากนี้ยังช่วยให้การรับส่งเอกสารสะดวกรวดเร็วมากยิ่งขึ้น ผู้ใช้สามารถเรียกค้นไฟล์ดิจิทัลได้ตามต้องการ ตัวอย่างเช่น โรงพยาบาลและคลินิก ได้รับประโยชน์ จากการแปลงบันทึกผู้ป่วยเป็นไฟล์ดิจิทัล เป็นต้น มาดูกันว่าหากต้องเลือกสแกนเนอร์มาใช้สักเครื่อง มีคำแนะนำอย่างไรที่น่าสนใจกับบ้าง
งบประมาณ เครื่องสแกนเนอร์
สแกนเนอร์มีให้เลือกหลายแบบและมีราคาที่แตกต่างกันไป ควรกำหนดงบประมาณที่สอดคล้องกับความต้องการใช้งาน ไม่ว่าจะเป็นการทำงานขั้นพื้นฐาน ใช้สแกนเอกสารเพียงครั้งคราว หรือเพื่อเน้นการทำงานที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพสูงสามารถจัดการเอกสารเป็นจำนวนมากสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก หรือสามารถสแกนเอกสารทั้งด้านหน้าและด้านหลังในเวลาเดียวกัน ควรพิจารณาลักษณะการใช้งานควบคู่กับงบประมาณเพื่อเลือกซื้อสแกนเนอร์ในราคาที่คุ้มค่ามากที่สุด
ประเภทของสแกนเนอร์
ควรเลือกสแกนเนอร์ตามลักษณะเอกสารหรือสิ่งของที่ต้องการสแกน โดยมีให้เลือกหลัก ๆ 3 แบบดังนี้
Flatbed Scanner
สแกนเนอร์ประเภทนี้มีฝาเปิดปิดข้างบน มีจุดเด่นในการสแกนเอกสารที่มีความหนา เอกสารที่เย็บเป็นเล่ม เช่น ภาพวาด แคตตาล็อกสินค้า แผ่นพับโบรชัวร์ หนังสือ สมุดบัญชี เอกสารรายงาน ฯลฯ เปิดฝาและสแกนได้อย่างรวดเร็ว ภาพที่ได้มีความละเอียดและชัดเจนกว่า การถ่ายด้วยกล้องถ่ายรูป ไม่เหมาะกับการสแกนเอกสารจำนวนมากเพราะต้องใช้เวลานาน
Sheetfed Scanner
เครื่องสแกนเอกสาร แบบฟีด เน้นการสแกนเอกสารจำนวนมาก ได้อย่างรวดเร็วในเวลาเดียวกัน และมีคุณภาพไฟล์ที่ใกล้เคียงกับต้นฉบับมากที่สุด เป็นเครื่องสแกนเนอร์ ที่มีฟังก์ชั่นการใช้งาน สอดเอกสารเข้าไปยังช่องสำหรับอ่านข้อมูลอัตโนมัติ เครื่องสแกนเอกสาร หลายแผ่น รุ่นนี้เหมาะสำหรับการอ่านเอกสารที่เป็นแผ่น ๆ จำนวนมาก แต่ไม่สามารถสแกนอ่านเอกสารที่เย็บเป็นเล่ม หรือ ที่มีความหนาอย่างหนังสือ
Handheld Scanner
เครื่องสแกนแบบพกพา ขนาดกะทัดรัดสามารถพกพาติดตัว และ นำไปใช้งานนอกสถานที่ได้ เพียงใช้เครื่องสแกนแบบพกพา กวาดไปบนหน้าเอกสารจากด้านบนหน้าเอกสาร เลื่อนไปจนสุดปลายด้านล่างของหน้ากระดาษ สแกนเนอร์แบบนี้เหมาะกับเป็น เครื่องสแกนหนังสือ แคตตาล็อกสินค้า รูปถ่าย ใบปลิว แผ่นพับโฆษณา ฯลฯ แต่สแกนเอกสารขนาดเล็กขนาด ไม่เกิน A4 ที่ไม่ต้องการความละเอียดสูงมากนัก
A3 Portable Document Scanner
เครื่องสแกนเอกสาร A3 พกพา 2-in-1 สแกนเอกสาร หรือ พรีเซนเทชั่นงานสอนต่างๆ ในเครื่องเดียว กล้องถ่ายมีความละเอียดถึง 8 ล้านพิกเซล มาพร้อมฟังก์ชั่นออโต้โฟกัส และ White balance เพื่อให้ภาพถ่ายคมชัดใกล้เคียงกับต้นฉบับ รองรับการสแกนเอกสารหรือภาพถ่ายขนาดเท่า นามบัตร ไปจนถึงใหญ่สุด ขนาดภาพ A3 เลือกบันทึกไฟล์ได้ทั้งตระกูล JPG, PNG, PDF, TIF, BMP, Text, Word, Excel หรือ บันทึกคลิปวิดีโอไฟล์ AVI, MP4, FLV เลือกเปลี่ยนเมนูคำสั่งเป็นภาษาอื่นๆ ได้ 12 ภาษา ได้แก่ จีน ไต้หวัน อังกฤษ เยอรมัน ฝรังเศส เนเธอร์แลนด์ เช็ก โปรตุเกส ญี่ปุ่น สเปน อิตาลี หรือ เกาหลี
ความละเอียดในการสแกน
ควรเลือกสแกนเนอร์ที่มีความละเอียดของการสแกน ตามความคมชัดตามการใช้งานที่เหมาะสม ซึ่งมีการวัดค่าเป็นจุดต่อตารางนิ้ว หรือ dots per inch (dpi) เช่น 300x300 dpi, 600x600 dpi, 1050x1050 dpi ฯลฯ ยิ่งค่านี้สูง ไฟล์ก็จะมีคุณภาพสูงขึ้น ภาพที่ได้คมชัด และ มีรายละเอียดมาก เหมาะสำหรับการใช้งานแบบมืออาชีพ เช่น งานโปสเตอร์ หรือ การขายภาพวาดออนไลน์
ขนาดเอกสารที่ต้องการสแกน
โดยปกติแล้วสแกนเนอร์จะรองรับการสแกนเอกสารถึงขนาด A4 หรือเป็นขนาดของเอกสารทั่ว ๆ ไป แต่สำหรับบริษัทที่ต้องจัดการเอกสารขนาดใหญ่ หรือข้อมูลที่มากขึ้น อาจต้องเลือกสแกนเนอร์ที่มีความสามารถในการสแกนเอกสารถึงขนาด A3
ความเร็วในการเชื่อมต่อ
โดยปกติสแกนเนอร์จะเชื่อมต่อกับคอมพิวเตอร์โดยใช้พอร์ต USB เช่น USB 2.0 และ USB 3.0 หากเลือกแบบ 3.0 ก็จะมีความเร็วในการรับส่งข้อมูลมากกว่า จึงเหมาะสำหรับคนที่ต้องการใช้จัดการเอกสารปริมาณมาก ๆ ด้วยความรวดเร็ว นอกจากนี้ เครื่องสแกนเนอร์บางตัวสามารถเชื่อมต่ออุปกรณ์ต่าง ๆ แบบไร้สายผ่านทางเครื่อข่าย Wi-Fi หรือ Bluetooth ได้ จึงรองรับรูปแบบการทำงานได้หลากหลายมากขึ้น
รูปแบบไฟล์เอกสาร
เครื่องสแกนเนอร์ทำหน้าที่แปลงเอกสาร หรือ รูปถ่าย รูปภาพ ให้กลายเป็น ไฟล์ภาพแบบดิจิทัลในรูปแบบต่าง ๆ เช่น .jpg .png .BMP แต่สำหรับมืออาชีพ ที่ต้องการแปลงเอกสารในลักษณะเฉพาะมากขึ้น เช่น PDF หรือ RTF ควรพิจารณาฟังก์ชันในการสแกนอย่างถี่ถ้วนในการเลือกซื้อ แล้วถ้ามีโปรแกรม OCR ที่ช่วยในการสแกนข้อความ โดยทำหน้าที่แปลงข้อความทุกอย่างที่อยู่บนหน้าเอกสารนั้น ๆ ให้กลายเป็น Text ทั้งหมด เพื่อไปจัดเก็บเป็นไฟล์เอกสาร ที่สามารถแก้ไขข้อความได้ในภายหลัง ก็ควรนำมาพิจารณา ให้เหมาะสมกับงานและ งบประมาณที่ได้รับบ
การรับประกันและบริการหลังการขาย
ควรตรวจสอบเงื่อนไขการรับประกันสินค้าและบริการหลังการขาย เช่นรูปแบบการรับประกัน ระยะเวลาในการรับประกัน รวมไปจนถึงความสะดวกในการหาอะไหล่ หรือส่งซ่อมหากเครื่องขัดข้อง จะทำให้ใช้งานสแกนเนอร์อย่างมั่นใจมากยิ่งขึ้น
Cr.KoomKar,Canon,Brother,FUJITSU,เครื่องสแกนแบบพกพา,
